Was ist Dokumentenarchivierung?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht unter Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. In beiden Fällen stand dies für einen Ort, an dem bedeutende Dokumente und Urkunden aufbewahrt werden.

Warum muss archiviert werden?

Eine der zentralen Hauptaufgaben der Archivierung ist die nachhaltige Konservierung von Wissen und Know-how in einem Unternehmen. Die Aufgabe des Archivs ist aber nicht nur die reine Sicherung, sondern das Archiv ist auch die Datenquelle für das Wissensmanagement.

Was ist „Archivierung“ gemeint?

Mit „Archivierung“ gemeint ist dabei implizit immer auch die Revisionssicherheit, also die wirksame Verhinderung unzulässiger Änderungen und die Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit der aufbewahrungspflichtigen Inhalte (bildlich oder inhaltlich) über die Dauer der Aufbewahrungsfrist.

Wie lange muss die Archivierung archiviert werden?

Die Archivierung muss folgende Regeln erfüllen: Die Daten müssen für eine Dauer von 10 Jahren archiviert werden. Echtheit und Unfälschbarkeit müssen nachweisbar sein. Der Zeitpunkt der Speicherung muss unfälschbar nachweisbar sein. Die Gewährleistung der Lesbarkeit muss erfüllt werden.

Wie ist die Archivierung geregelt?

Die Archivierung ist aber nicht nur fester Bestandteil des Qualitätsmanagements, sondern zu einem erheblichen Teil klipp und klar durch Gesetze geregelt. Darüber hinaus gibt es in fast jedem Unternehmen ganz eigene Anforderungen an das Management der Dokumente.

Ist die Archivierung unerlässlich für Unternehmen?

Damit sind sie für Unternehmen als Nachweis unerlässlich, dass gesetzliche sowie weitere ihr Geschäft betreffende Regularien eingehalten wurden beziehungsweise werden. Ihre Archivierung stellt sicher, dass sie auch künftig verfügbar sind – beispielsweise sobald Prüfungen oder Audits ins Haus stehen.