Wem gehört die Personalakte?
Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben im Regelfall die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung – allerdings nur so weit es für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Eine Schweigepflicht hinsichtlich des Inhalts haben aber alle.
Wann müssen Personalakten gelöscht werden?
Als Grundregel gilt: Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.
Welche Daten dürfen in die Personalakte?
Neben dem Lebenslauf, Beurteilungen und Zeugnissen sowie Adress- und Kontodaten können das auch Informationen über die Gesundheit des Betroffenen (z. B. Atteste) oder sogar dessen Religion sein. Es können also mitunter auch besonders schützenswerte personenbezogene Daten in der Personalakte enthalten sein.
Warum sind die Daten von Arbeitnehmern besonders empfindlich?
Besonders kritisch wird es, wenn die Daten von Arbeitnehmern an Dritte (also nicht am Arbeitsverhältnis beteiligte Parteien) weitergegeben werden sollen. Nicht nur die Aufsichtsbehörden, auch Arbeitnehmer reagieren in Bezug auf die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis besonders empfindlich.
Was ist der Umgang mit personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern?
Der Umgang mit personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern bedarf einer besonderen Sensibilität und Aufmerksamkeit auf der Seite des Arbeitgebers. Auf der einen Seite ist natürlich zu beachten, dass es kein gesetzliches Gebot der absoluten Verschwiegenheit für sämtliche das Arbeitsverhältnis in irgendeiner Form betreffenden Informationen gibt.
Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erlaubt?
Eines der wichtigsten Credos im Datenschutzrecht ist der Grundsatz, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur dann erlaubt ist, wenn eine Erlaubnisnorm greift. Der Arbeitgeber kann sich bei Arbeitnehmern als Erlaubnisnorm grundsätzlich auf § 26 Absatz 1 Satz 1 BDSG berufen.
Kann der künftige Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einstellen?
Der künftige Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer einstellen möchte, hat oft auch ein Interesse an Informationen, die nicht deutlich aus den Bewerbungsunterlagen hervorgehen oder er an den Angaben des Bewerbers Zweifel hegt. In der Praxis ist es daher üblich sich telefonisch beim ehemaligen Arbeitgeber die fehlenden Informationen zu beschaffen.