Wie muss archiviert werden?

Jedes Dokument, das archiviert wird, muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar aufbewahrt werden. Sollte es dennoch zu Änderungen oder Löschungen kommen, müssen diese lückenlos dokumentiert werden. Dabei darf auch die Änderungshistorie nachträglich nicht veränderbar sein.

Was muss digital archiviert werden?

Daher sind Sie verpflichtet, eine revisionssichere digitale Archivierung aller Unterlagen, Daten und Dokumente – auch innerhalb der verschiedenen Software-Module – zu gewährleisten….Darunter fallen u.a.:

• gesamte Finanzbuchhaltung (inkl.
• Fakturierung.
• Systeme der Warenwirtschaft (inkl.
• Kassen- und Zahlungsverkehr-Systeme.

Was sind die Regeln für die Ablage digitaler Dokumente?

Verschlagwortung: Schaffen Sie eindeutige Regeln für die Ablage digitaler Dokumente. Dazu gehört die eindeutige Bezeichnung der Dokumente. Fügen Sie in der Fußzeile den Dateipfad und den Dateinamen ein. So können Sie im Zweifel das Dokument in der EDV wiederfinden.

Welche Vorteile hat die elektronische Ablage von Dokumenten?

10 Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten 10 Vorteile der elektronischen Ablage von Dokumenten 1. Alle Dokumente sind jederzeit auffindbar. 2. Die elektronische Ablage erledigt sich fast wie von selbst. 3. Die elektronische Archivierung von Dokumenten erfolgt automatisch. 4. Die alten Aktenschränke können aus dem Büro verschwinden.

Was ist mit einer elektronischen Ablage möglich?

Mit einer elektronischen Ablage sind Dokumente jederzeit wieder auffindbar. Dank Volltexterkennung ist es dabei unerheblich, wo das Dokument abgelegt oder wie es benannt ist. Entscheidend ist, was in dem Dokument steht. So können Sie das richtige Dokument in Millionen von Dokumenten innerhalb von wenigen Sekunden finden.

Was ist eine allgemeine Ablage?

Allgemeine Ablage – Hier kommen alle Dateien, die von allgemeinem Interesse, zum Beispiel: Fotos und Logos, Presseartikel und Vorlagen. Dieser Ordner ist für alle Abteilungen zugänglich. Bei der Dateiablage sollten Sie die verschiedenen Ebenden beachten.